Etude de cas : Valthoparc, besoins et défis à relever

Présentation de Valthoparc

Valthoparc Premium est le service de voiturier de la station de ski de Valthorens. Les voitures, souvent luxueuses, sont prises en charges dès l’arrivée des clients directement à leur hôtel. Puis elle sont garées avec soin par un voiturier dans des stationnements couverts réservés.

Cette prestation Premium implique tout un processus de prise en charge du véhicule avec un maximum de traçabilité et de sécurité : gestion des emplacement, des RDV, des clefs, de l’immatriculation et de l’état général du véhicule.

Valthoparc a d’abord mis en place son service Premium en utilisant des outils classiques : tableur excel, fiches papier, document contractuel papier avec copie carbone, étiquettes, etc.

Victime de leur succès, plusieurs problèmes sont apparus : écriture manuscrites et erreurs, lisibilité des copies carbone, traçabilité et coordination difficiles.

Valthoparc Avant
Valthoparc Avant

Notre solution

Valthoparc a fait appel à Kreatys pour réaliser la “digitalisation” de tout le processus : de la commande à la restitution finale du véhicule. C’est à dire de remplacer tout le processus écris et manuel par des automatisations et des flux numériques.

Une des contraintes forte du défis à relever était de s’adapter totalement à la manière dont Valthoparc voulait travailler. Après analyse des besoins et des contraintes, Kreatys a proposé une solution sur mesure basée sur une application mobile sur tablette connectée à une application web centralisant l’ensemble du processus.

Nous avons réalisés une application Android tournant sur une tablette 10 pouces Samsung permettant de réaliser la prise en charge des véhicules et les états des lieux.

Valthoparc Après - liste des arrivées sur la tablettes
Valthoparc Après – liste des arrivées sur la tablettes

L’application web permet l’administration de tout le processus et la visualisation des tableaux de bords et planning. Chaque opérateur dispose de l’outil qui lui permet de faire son travail.

Valthoparc Après - tableau de bord sur la web app
Valthoparc Après – tableau de bord sur la web app

Une passerelle a également été mise en place afin d’intégrer les donnés de vente des logiciels de caisse et du site internet de Valthoparc.

Après 10 semaines de développement le système a été testé et validé par les acteurs de Valthoparc Premium en situation réelle.

Les résultats

Alors qu’avant, il fallait remplir des feuilles papier, les faire signer et les classer, dorénavant les intervenant disposent de toutes les informations pré-remplies et sans erreur sur la tablette. La prise en charge du véhicule et l’état des lieux sont automatisés. Du bout des doigts, le voiturier peut prendre des photos et bientôt des vidéos.

Les administrateurs peuvent consulter les planning de réservation et de restitution en temps réel.

Valthoparc Après - Prise en charge du véhicule sur la tablette
Valthoparc Après – Prise en charge du véhicule sur la tablette

Les saisies sont limitées au strict nécessaires. Les interfaces proposent des contenus préprogrammés. Par exemple, lorsqu’il s’agit de faire le tour de la voiture et noter les rayures, il suffit de taper du doigt sur la tablette à l’endroit désiré. Pratique et rapide !

Enfin, la signature électronique et la génération des documents contractuels sont automatisés et directement envoyés par email aux signataires.

Au final : plus d’erreur de saisie, intégration de tous le processus métier de la commande à la restitution finale du véhicule, traçabilité et qualité améliorée, communication et collaboration des acteurs améliorées.

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