Auteur/autrice : Jérôme Malandrino

Comme nous en avions parlé dans notre précédent article sur la facturation électronique, depuis le 1er Janvier 2020, les entreprises françaises doivent envoyer leurs factures à destination de la sphère publique via Chorus Pro au format électronique et à partir de juillet 2024, cela deviendra obligatoire pour les échanges interentreprises.

Pour mettre en place cet écosystème de facturation électronique, l’Europe a choisit le format Factur-X, chez KREATYS nous savons l’implémenter dans vos processus pour que vous soyez prêt au bon moment !

Qu’est-ce que Factur-X ?

Factur-X est un standard de facturation électronique en Europe qui vise à faciliter les échanges de factures électroniques entre les entreprises et les autorités publiques au sein de l’Union européenne (UE). Il a été développé par le Comité européen de normalisation (CEN) en 2017 et est basé sur le standard ZUGFeRD, développé par un consortium d’associations industrielles allemandes. Factur-X peut d’ailleurs être vu sous le nom de ZUGFeRD 2.2.

Factur-X permet aux entreprises de créer et d’envoyer des factures électroniques conformes aux exigences des différents États membres de l’UE comme la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Il précise une syntaxe et une structure communes pour les factures électroniques, ainsi qu’un ensemble de règles techniques et sémantiques qui doivent être respectées. Cela garantit que les factures électroniques peuvent être facilement échangées et comprises par les entreprises et les autorités publiques de l’UE.

Le format Factur-X est un format dit mixte ou hybride, c’est-à-dire que le document contient plusieurs formats de fichiers pour être reconnu, lisible et exploitable. En l’occurrence, une facture électronique au format Factur-X est basée sur le format PDF/A-3 qui est une enveloppe intégrant un PDF lisible par les utilisateurs ainsi que des données au format XML pour permettre une automatisation du traitement des données. Ainsi, la facture est exploitable à la fois par les humains et par des logiciels.

Les différents profils de Factur-X

Afin d’aider les fournisseurs à prioriser leurs efforts de gestion de données de facturation et que ce format s’adapte aux différentes tailles d’entreprises, l’ensemble des champs métier du modèle sémantique a ainsi été « classifié » suivant des profils emboités (un peu comme des poupées gigognes) de la façon suivante :

MINIMUM : Le profil MINIMUM contient toutes les données obligatoires de facturation : référence au format et profil utilisé, numéro de facture, date d’émission de facture, type de facture, nom du vendeur, SIRET/SIREN du vendeur, code pays du vendeur, nom de l’acheteur, SIRET/SIREN de l’acheteur, N° de TVA du vendeur, devise, montants HT, TVA, TTC, Net à payer.

BASIC WL (Without Lines) : Le profil BASIC WL ne contient que l’entête et le pied de la facture. Il s’agit du profil MINIMUM auquel il est ajouté des données de facturation facultatives qui permettent notamment d’automatiser le traitement par le Système d’Information (S.I.) du client : références de livraison, nom et adresse du fournisseur, mode de paiement, référence bancaire (IBAN).

BASIC : Le profil BASIC correspond au profil BASIC WL avec le détail des lignes de facture : n° de ligne, référence article (code, désignation), quantité, unité, prix unitaire HT, total HT de la ligne.

EN 16931 ou COMFORT : Le profil EN 16931 ou COMFORT est conforme à la norme européenne de facture électronique.
La norme EN 16931 contient 165 champs de données possibles qui font appel à des listes de codes standardisés. L’objectif est d’intégrer toutes les règles métiers de la facturatio interentreprises et la réglementation fiscale européenne.
Le profil COMFORT correspond au profil BASIC avec les mentions supplémentaires apportées par la norme EN 16931.

EXTENDED : correspond au profil précédent, mais prend en compte des processus commerciaux plus complexes (factures avec plusieurs lieux de livraison, conditions de paiement spécifiques, etc.).

Note : Les documents contenant uniquement des informations des deux premiers profils (MINIMUM et BASIC WL) ne sont pas considérés comme des factures selon la loi fiscale allemande; ils ne peuvent donc pas être utilisés comme factures électroniques en Allemagne. Ils ne seront pas considérés comme des factures en France lorsque la réforme française sera pleinement déployée (en 2026). Il est donc fortement recommandé de cibler au minimum le profil BASIC.

Quels avantages à passer au format Factur-X ?

• Factur-X est un format normalisé de facturation électronique adopté par l’Union européenne. Cela signifie que si vous commencez à utiliser Factur-X, vous pourrez facilement échanger des factures avec d’autres entreprises de l’UE qui utilisent également ce format.

• Factur-X peut aider à réduire le temps et les coûts associés à la gestion des factures.

• Factur-X permet d’automatiser votre processus de facturation, vous pouvez réduire la saisie de données manuelle et réduire le risque d’erreurs.

• Factur-X peut contribuer à améliorer la précision et la fiabilité de vos factures. Le système comprend un certain nombre de contrôles et de balances pour garantir que les factures sont précises et complètes, ce qui peut contribuer à réduire les litiges et à améliorer les relations avec vos clients.

• Factur-X peut aider votre entreprise à montrer son engagement en faveur de la durabilité et de l’écologie. En passant à la facturation électronique, vous pouvez réduire la quantité de papier utilisée dans votre processus de facturation, ce qui peut contribuer à réduire l’impact environnemental de votre entreprise.

Chez KREATYS, nous sommes en mesure de vous accompagner pour adopter ce format et pour que vous soyez prêt quand il le faudra.

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