Comment remplacer Excel par un logiciel métier spécifique ?(et super performant !)

Améliorez votre métier !

La transformation numérique est au cœur de l’actualité et toutes les entreprises ne trouvent pas ce dont elles ont besoin. Nos clients demandent de plus en plus des outils correspondant à leurs métiers. Certain logiciel « grand public » existent mais ils ne correspondent pas aux attentes des entreprises.

Les limites de la bureautique

Beaucoup d’entreprises utilisent Excel (ou un autre tableur) pour rassembler des informations utiles à leur métier. Ces informations permettent ensuite de partager des tableaux de suivi, de faire des graphiques, de générer des documents, etc.

C’est un processus dit de bureautique et bien souvent lorsque l’activité augmente ce n’est plus possible de travailler ainsi. Travailler à plusieurs sur des tableurs c’est multiplier les risques de données fausses, de suppression maladroites, de mauvaises versions…

Pérenniser et fiabiliser l’activité

Transformer ces processus bureautique en véritable processus numériques permet de pérenniser l’entreprise. Le logiciel métier ou l’application web créés seront les mêmes pour tous le monde avec les mêmes règles, les même données. Le processus ainsi digitalisé ne sera plus sujet aux aléas d’un tableur.

Transformer les fichiers excel en application web ou logiciel métier va aussi permettre de fiabiliser l’activité de l’entreprise. Tout sera ainsi centralisé au même endroit et les accès seront facilités et sécurisés.

KREATYS - Entreprise de création de logiciels et applications métiers

Simplifier la collecte de données

Une autre demande assez récurrente que nous rencontrons concerne la transformation des fichiers Excel en outils métiers plus simples d’utilisation et plus fiables . L’objectif est de collecter et traiter des données de manière automatique grâce à un logiciel sur mesure. Car collecter des données dans un fichier excel implique des copier/coller parfois hasardeux et des « macro » par toujours compatibles d’un ordinateur à l’autre.

En somme, nos clients cherchent à simplifier leurs processus de travail et à les rendre plus rapides.

Un tableur c’est pas toujours pratique quand ça se complique !
Non un tableur n’est pas un outil de planification.

Par exemple, un de nos clients souhaitait récolter des données à partir de ses objets connectés, les traiter et avoir une alerte en cas de panne. Grâce au travail pointu de notre équipe, nous avons pu mettre en place un système d’anticipation des pannes. D’autre conceptions sont aussi possible :

  • facturation en ligne
  • signature électronique
  • digitalisation de vos processus d’une manière générale (devis, Excel…)
Dashboard Reaktor
exemple de Dashboard

Notre solution : Vous proposer un service optimal et de qualité afin de pouvoir répondre à vos problématiques métiers.

Pour en savoir plus, cliquez ici

5 raisons de développer un logiciel professionnel sur-mesure ( et pleines de bons sens)

KREATYS - logiciels et applications métiers

Quel que soit votre métier, découvrez pourquoi développer votre logiciel sur-mesure.

Il existe, aujourd’hui, diverses solutions qui vous permettront de digitaliser votre entreprise. Des logiciels grand public, dont vous payez un abonnement à l’année, qui conviennent parfaitement  à certaines entreprises. En revanche, en fonction de ce que vous souhaitez en termes de stratégie d’entreprise et pour votre activité, il est préférable de faire appel à un logiciel sur-mesure qui présente  de nombreux avantages.

Deux possibilité s’offrent à vous

développer un progiciel, c’est-à-dire un logiciel en dur sur votre machine, ou une application web qui aurait les mêmes fonctionnalités qu’un progiciel. Chez Kreatys, nous sommes convaincus que les applications web sont l’avenir de l’entreprise car elles permettent une grande accessibilité, demandent moins de ressources à votre machine, sont évolutives et moins coûteuses à développer. Ce sont les avantages de cette dernières que je vais vous présenter.

5 raisons de développer un logiciel sur-mesure pour votre entreprise

La pertinence de l’outil

Un logiciel sur-mesure est développé afin de répondre à vos besoins et problématiques. L’une des questions que l’on pose régulièrement à nos clients est : « Comment imaginez-vous votre métier dans le futur ». L’objectif est que le client se demande : « de quoi ai-je besoin, demain, pour travailler ».

NB : Si vous souhaitez développer un logiciel sur-mesure et que vous vous dîtes : « il me faut un logiciel comme celui-là », utilisez le logiciel déjà existant car développer un logiciel grand public, déjà existant, coûterait extrêmement cher et ne serait pas pertinent pour votre projet.
Répondez plutôt à la question : « De quoi ai-je besoin pour travailler ». c’est à partir de ce moment que votre logiciel répondra parfaitement à votre métier en dégageant les fonctionnalités essentielles de votre futur logiciel.

La rentabilité

Oui, je sais, vous pensez qu’un logiciel sur-mesure coûte en général cher. Effectivement, le coût de développement de logiciel sur-mesure peut paraître élevé (minimum 15-20k euros) mais ce qu’il faut comprendre, c’est que votre logiciel est un investissement au même titre qu’une machine de production à ceux-ci près que vous l’aurez rentabilisé très rapidement et que ce logiciel perdurera des années.

Je m’explique : si vous utilisez divers logiciels qui vous coûtent 600 euros par mois, cela vous fait un coût de 7 200 euros à l’année.

Imaginons que vous faites développer un logiciel sur-mesure à 34k euros :

si vous divisez 34 000/7 200 = 4.72

Donc vous aurez payez l’équivalent d’un logiciel sur-mesure en quasiment 5 ans. Vérification pour les sceptiques : 7 200*5 = 36 000 euros

Ce qui veut dire qu’au bout de 5 ans, vous aurez totalement fini de payer pour votre logiciel sur-mesure. Celui-ci vous appartiendra et n’aura donc plus aucun coût alors qu’il continuera de faire fonctionner votre entreprise pour encore de longues années.

Alors que si vous continuez de travailler avec  les logiciels grand public, vous continuerez de payer des frais de licences chaque année.

La propriété

En lien avec l’argument du dessus, le développement de logiciel sur-mesure a un ÉNORME avantage : une fois le développement fini, le logiciel vous appartient, vous devenez propriétaire du code.  Gros avantage pour votre entreprise car suivant votre activité, cela peut vous générer un nouveau business (revente du logiciel par exemple) et cela vous permet de vous différencier de votre concurrence.

Propriétaire du code mais aussi des données (les datas). A l’aire du RGPD et de la méfiance vis à vis de l’utilisation faite de nos données, il est stratégique d’en maîtriser la propriété.

L’open source

Chez Kreatys, nous croyons que les technologies Open Sources servent l’avenir car elles permettent beaucoup plus de possibilités. Par exemple, si vous développez un logiciel chez nous, celui-ci reste ouvert, vous pourrez donc le faire évoluer à votre guise et surtout vous pourrez connecter d’autres logiciels et développer tout un processus automatique pour votre entreprise.

L’évolution

Le logiciel étant fait sur-mesure, et chez nous, en Open Source, vous pouvez le faire évoluer à votre guise. Il peut s’agir d’évolutions technologiques pour le faire mieux fonctionner après 15 ans de services ou encore une évolution au niveau des fonctionnalités car votre métier évolue et vous avez besoin que votre logiciel réponde parfaitement à ces nouvelles contraintes.

3 raisons de développer votre propre logiciel ou application web métier (et qui vont vous faire changer d’avis)

Sur mesure

Avant de présenter les 3 raisons, éliminons les évidences. S’il n’existe rien sur le marché pour votre métier, vous serez amené naturellement à faire développer votre propre logiciel métier ou votre application. C’est le cas dans certains secteurs ou lorsque vous inventez une nouvelle manière de travailler ou de proposer un produit. Par exemple, Uber, Airbnb ont créé leur propre plateforme. Mais c’est aussi le cas pour beaucoup d’entreprises plus modestes, des PME qui fabriquent des produits, des agences RH qui proposent une plateforme à leur clients, etc.

Dans cet article j’emploie les mots « logiciel » métier ou « application » métier pour désigner la même chose.

Voici 3 raisons de faire développer sa propre application métier.

1 – La simplicité d’utilisation

Souvent lorsque l’on utilise un logiciel ou une application générique, l’éditeur de la solution propose un maximum d’options qui ne vous servent pas. Très souvent cela complique l’interface pour pouvoir standardiser la démarche aux maximum de clients. Et au final nous n’utilisons que 50% des capacités.

Cela se traduit par un besoin de formation des collaborateurs et une perte de temps dans les tâches quotidiennes. Lorsque le logiciel générique ou le progiciel est mis à jour, il faut supporter des changements d’interfaces imposés.

Avec votre propre logiciel métier, les interfaces iront droit au but : pas de fonctionnalités inutiles et une maîtrise totale de ce que va faire le logiciel sur mesure. L’ergonomie sera adaptée à votre façon de travailler. Cela limite les besoins de formation et vous ne subissez plus les interfaces obscures véritable cliquodromes.

2 – La propriété du logiciel

Ici il peut y avoir débat. Comme pour notre lieu de vie, il y a les défenseurs de la location et les défenseurs de l’achat. Tout est question de contexte. Mais en plus des goûts et préférences de chacun, il y a quelques points importants à prendre en compte.

Lorsqu’un logiciel métier vous appartient, vous pouvez l’amortir dans votre bilan. L’ensemble des frais liés à son fonctionnement sont également des investissements. A un moment donné vous pouvez le mettre à disposition ou le revendre. C’est important.

Lorsqu’une application métier vous appartient, vous pouvez en disposer comme bon vous semble et la faire évoluer ou non. Vous maîtrisez entièrement le budget. Il a été définit une fois pour toute. Vous êtes à l’abris des fluctuations de prix des licences d’utilisation. Vous êtes également à l’abris de la disparition de l’éditeur.

Sur le long terme c’est toujours un avantage. Et en général les applications métiers sont faites pour durer longtemps.

3 – Un logiciel 100% adapté à votre façon de travailler

Le troisième avantage est mon préféré. Lorsque vous faites développer un logiciel ou une application métier, le processus de fonctionnement est totalement adapté à votre façon de vivre votre métier. Vous n’aurez pas une méthode de travail imposée par un éditeur. Le prestataire saura vous conseiller dans le développement et vous pourrez faire des choix. C’est impossible avec un progiciel générique.

Et je pense que ce qui caractérise une entreprise qui réussit bien, c’est sa façon d’appréhender son métier. C’est pour cela que vos clients vous aurons choisit : pour votre façon particulière de faire votre métier.

Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous :

Application web : 5 conseils pour améliorer votre cahier des charges (qui fonctionnent incroyablement bien)

5 conseils logiciels et applications web

Réaliser un cahier des charges est une étape stratégique. C’est aussi la première vision qu’auront vos prestataires de votre projet.

1- Présentez votre entreprise, votre stratégie d’entreprise et votre cible.

Ceci permet à votre prestataire de découvrir qui vous êtes et à quoi vous aspirez. Cela permet également de définir votre projet en prenant un peu de recul. Ce qui sera utile à votre prestataire pour mieux vous conseiller.

C’est également ici que vous pouvez préciser vos objectif à moyen terme. Car le prestataire pourra peut-être vous donner lui aussi de très bonne idées !

2- Listez l’ensemble des fonctionnalités que vous souhaitez.

Cela paraît évident. Pourtant bien souvent, nous lisons des phrases comme : « je voudrais une page d’accueil comme airbnb », ou « un formulaire comme cesupersite.woa ». Cela ne renseigne par vraiment le prestataire et il risque d’interpréter cette référence à sa façon sans voir ce que vous montrez.

L’astuce consiste à dire ce que vous voulez obtenir. Posez-vous donc la question du résultat plutôt que du moyen de l’obtenir.

Par exemple :

  • Je souhaite une authentification forte car la sécurité est importante.
  • Je souhaite pouvoir gérer finement les droits de chaque utilisateur en fonction de son rôle dans l’entreprise
  • L’application doit pouvoir fonctionner hors ligne
  • Les notifications doivent être mise à jour en temps réel sur le tableau de bord.

3- Mettez des priorités aux fonctionnalités

C’est utile de classer les fonctionnalités par grands groupes fonctionnels. En même temps, une approche par priorité à l’étape cahier des charges est très intéressante. Cela va permettre à votre prestataire de découper des lots et de gérer plus finement le budget.

Voici un exemple de classement par priorité que je trouve très intéressant :

a- Le groupe des fonctionnalités minimum pour démarrer le projet. Ce sont les fonctionnalités vitales sans lesquels le projet ne sert à rien.

b- Le groupe des fonctionnalités substantielles pour que le produit soit adapté au marché. Pour qu’il soit équivalent ou meilleur que la concurrence par exemple.

c- Le groupe des fonctionnalités annexes qui sont plus du domaine du confort, du gadget, des automatisations, etc.

La tentation est forte de tout mettre dans les groupes a et b. Pour éviter ce piège, on pourra se poser les questions suivantes :

« sans cette fonctionnalité est-ce que mon projet fonctionne ? »

– si non = a
– si oui = b ou c

« avec cette fonctionnalité est-ce que mon projet va se développer  ? »
– si non = c
– si oui = b

4- Une présentation simple

Une liste des fonctionnalités avec le résultat attendu est suffisant. Il n’est pas nécessaire de faire de longues phrases. Cela peut prendre la forme de listes à puces ou de tableaux.

Plus ce sera simple pour vous, mieux ce sera pour votre prestataire et son évaluation du projet.

5- Utilisez les schémas

Votre projet comportera sans doute des processus, des étapes, des hiérarchies. Souvent un schéma synthétique est plus facile à réaliser que de rédiger deux pages d’explications.

Faire un schéma a également l’avantage de faire ressortir les éventuelles incohérences. En réalisant cette étape peut-être corrigerez-vous en même temps certaines d’entre elles.

Quant à leur forme, cela peut-être des graphiques, des diagrammes voir des mindmap.