5 raisons de passer à la facturation électronique interentreprises

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, e-facturation ou e-invoicing, est l’envoi d’une facture d’une machine à une autre. Il ne faut pas confondre la facture électronique avec la facture dématérialisée (cette dernière pouvant être juste un envoi par mail d’une facture). Ces factures électroniques nécessitent donc un minimum d’informations structurées. En effet, les factures électroniques sont soumises à des conditions légales bien spécifiques : il est nécessaire que le document et son contenu soient lisibles, authentiques et intègres. Il existe donc plusieurs formats pour ces factures :

  • Structuré. Ces formats ne peuvent être lu que par des machines (exemples de format : UBL, EDIFACT, CII)
  • Mixte/hybride. Ces formats inclus, en plus des données bruts, un PDF lisible, ce qui permet une lecture humaine (exemple de format : Factur-X)
  • (les formats non structurés tels que le PDF ou le JPEG sont donc exclus dans le processus de la facturation électronique)

Depuis le 1er Janvier 2020, les entreprises françaises doivent envoyer leurs factures à destination de la sphère publique via Chorus Pro, au format électronique.

Début 2024, cela deviendra obligatoire, progressivement par taille d’entreprise (voir le graphique ci-dessous), pour les échanges interentreprises.

Graphique représentant les dates limites d'adoption obligatoire de la facturation électronique en fonction des tailles d'entreprises.
Grandes entreprises : Effectif > 4999 ou CA > 1,5 Mrd d’€
Entreprises de taille intermédiaire : Effectif entre 250 et 4999 ou CA < 1,5 Mrd d’€
TPE & PME : Effectif < 250 ou CA < 50 M d’€

Pourquoi adopter la facturation électronique ?

Les avantages de la facturation électronique sont multiples : bien que cela soit obligatoire à mettre en place d’ici 2024, celle-ci ne peut qu’être bénéfique pour vos activités. La facturation électronique permet entre autre de :

Gagner du temps

Automatiser cette charge administrative chronophage : délais de réception et de paiement plus courts. Les procédures comptables peuvent être automatisées aussi. La génération des factures est rapide. Vous pouvez savoir à tout moment lesquelles ont été envoyées, payées ou impayées. Vous pouvez envoyer automatiquement des rappels. Mettre en place un moyen de paiement automatique. Améliorer votre stratégie d’entreprise grâce à l’exploitation des statistiques liées aux paiements. De plus, les factures et les données sont sécurisées, depuis la création du devis jusqu’à la validation du paiement, il y a un renforcement de la traçabilité des factures et une diminution des erreurs.

Éviter les erreurs

Une multitude d’erreurs généralement liées à l’intervention humaine peuvent être évité avec une gestion automatisée de la facturation. La présence des mentions obligatoires et l’exactitude des mentions dans sa globalité est assuré (une amende de 15 euros peut vous être infligé pour chaque mention obligatoire oubliée). De plus, les erreurs de calculs et/ou de formules peuvent être évité.

Faire des économies

Economiser les frais d’envoi, l’achat de papier et d’espace physique pour l’archivage. Une facture électronique est plus rapide à émettre et coûte moins cher que sa version papier, cela permet donc d’améliorer la productivité grâce à l’optimisation du temps de travail. Rajouter à cela l’allègement de la charge administrative et la diminution des délais de paiement. Le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros.

Être éco-responsable

Entreprendre une démarche eco-friendly : L’émission et l’envoi d’une facture au format papier crée plus de gaz à effet de serre qu’une facture au format numérique. « la crise sanitaire accélère l’intégration des enjeux RSE dans la stratégie d’entreprise. Dans le monde, 70% des factures sont encore adressée au format papier, ce qui représente beaucoup d’arbres, d’eau, d’énergie et d’émissions de CO2. L’impact environnemental de la facturation papier est peu connu, pourtant 10% des arbres coupés dans le monde deviennent du papier utilisé pour les factures. La quantité d’énergie nécessaire pour produire ces factures est estimée à la consommation annuelle de 20 millions de foyers. La réception par une entreprise de 20 000 factures par an représente l’équivalent de 96 arbres, 300 tonnes d’eau et 24 tonnes de CO2. Une étude récente réalisée par Basware a par ailleurs révélé que le passage de l’envoi de factures papier à la facturation électronique entraîne une réduction d’environ 36% des émissions. » (basware.com)

Être serein avec l’administration fiscale

Cette réforme trouve sa place dans le cadre de l’accompagnement fiscal des entreprises et la nouvelle relation de confiance souhaitée entre entreprise et administration fiscale. La déclaration de TVA se trouvera préremplie évitant ainsi des erreurs ou des questions ultérieures.

La mise en place de la facturation électronique se doit d’être partenaire avec l’administration fiscale (DGFiP). Cette dernière doit pouvoir tracer et contrôler les transactions pour éviter toute fraude et être en mesure de pré-déclaré la TVA. De ce fait, les entreprises doivent adresser leurs factures à leurs clients professionnels par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de dématérialisation du client. Cet échange doit aussi être assurée par une plateforme publique, le portail public de facturation qui fera le lien avec l’administration fiscale (DGFiP).


Comment mettre en place la facturation électronique ?

Comme nous l’avons dit, la facturation numérique interentreprises sera obligatoire dès Juillet 2024.

Il ne s’agit pas d’envoyer un simple PDF par email, mais d’un nouveau format numérique de transmission et intégration des factures.

L’EUROPE a choisit le format Factur-X et nous savons l’implémenter dans vos processus pour que vous soyez prêt au bon moment !

5 raisons de développer un logiciel professionnel sur-mesure ( et pleines de bons sens)

KREATYS - logiciels et applications métiers

Quel que soit votre métier, découvrez pourquoi développer votre logiciel sur-mesure.

Il existe, aujourd’hui, diverses solutions qui vous permettront de digitaliser votre entreprise. Des logiciels grand public, dont vous payez un abonnement à l’année, qui conviennent parfaitement  à certaines entreprises. En revanche, en fonction de ce que vous souhaitez en termes de stratégie d’entreprise et pour votre activité, il est préférable de faire appel à un logiciel sur-mesure qui présente  de nombreux avantages.

Deux possibilité s’offrent à vous

développer un progiciel, c’est-à-dire un logiciel en dur sur votre machine, ou une application web qui aurait les mêmes fonctionnalités qu’un progiciel. Chez Kreatys, nous sommes convaincus que les applications web sont l’avenir de l’entreprise car elles permettent une grande accessibilité, demandent moins de ressources à votre machine, sont évolutives et moins coûteuses à développer. Ce sont les avantages de cette dernières que je vais vous présenter.

5 raisons de développer un logiciel sur-mesure pour votre entreprise

La pertinence de l’outil

Un logiciel sur-mesure est développé afin de répondre à vos besoins et problématiques. L’une des questions que l’on pose régulièrement à nos clients est : « Comment imaginez-vous votre métier dans le futur ». L’objectif est que le client se demande : « de quoi ai-je besoin, demain, pour travailler ».

NB : Si vous souhaitez développer un logiciel sur-mesure et que vous vous dîtes : « il me faut un logiciel comme celui-là », utilisez le logiciel déjà existant car développer un logiciel grand public, déjà existant, coûterait extrêmement cher et ne serait pas pertinent pour votre projet.
Répondez plutôt à la question : « De quoi ai-je besoin pour travailler ». c’est à partir de ce moment que votre logiciel répondra parfaitement à votre métier en dégageant les fonctionnalités essentielles de votre futur logiciel.

La rentabilité

Oui, je sais, vous pensez qu’un logiciel sur-mesure coûte en général cher. Effectivement, le coût de développement de logiciel sur-mesure peut paraître élevé (minimum 15-20k euros) mais ce qu’il faut comprendre, c’est que votre logiciel est un investissement au même titre qu’une machine de production à ceux-ci près que vous l’aurez rentabilisé très rapidement et que ce logiciel perdurera des années.

Je m’explique : si vous utilisez divers logiciels qui vous coûtent 600 euros par mois, cela vous fait un coût de 7 200 euros à l’année.

Imaginons que vous faites développer un logiciel sur-mesure à 34k euros :

si vous divisez 34 000/7 200 = 4.72

Donc vous aurez payez l’équivalent d’un logiciel sur-mesure en quasiment 5 ans. Vérification pour les sceptiques : 7 200*5 = 36 000 euros

Ce qui veut dire qu’au bout de 5 ans, vous aurez totalement fini de payer pour votre logiciel sur-mesure. Celui-ci vous appartiendra et n’aura donc plus aucun coût alors qu’il continuera de faire fonctionner votre entreprise pour encore de longues années.

Alors que si vous continuez de travailler avec  les logiciels grand public, vous continuerez de payer des frais de licences chaque année.

La propriété

En lien avec l’argument du dessus, le développement de logiciel sur-mesure a un ÉNORME avantage : une fois le développement fini, le logiciel vous appartient, vous devenez propriétaire du code.  Gros avantage pour votre entreprise car suivant votre activité, cela peut vous générer un nouveau business (revente du logiciel par exemple) et cela vous permet de vous différencier de votre concurrence.

Propriétaire du code mais aussi des données (les datas). A l’aire du RGPD et de la méfiance vis à vis de l’utilisation faite de nos données, il est stratégique d’en maîtriser la propriété.

L’open source

Chez Kreatys, nous croyons que les technologies Open Sources servent l’avenir car elles permettent beaucoup plus de possibilités. Par exemple, si vous développez un logiciel chez nous, celui-ci reste ouvert, vous pourrez donc le faire évoluer à votre guise et surtout vous pourrez connecter d’autres logiciels et développer tout un processus automatique pour votre entreprise.

L’évolution

Le logiciel étant fait sur-mesure, et chez nous, en Open Source, vous pouvez le faire évoluer à votre guise. Il peut s’agir d’évolutions technologiques pour le faire mieux fonctionner après 15 ans de services ou encore une évolution au niveau des fonctionnalités car votre métier évolue et vous avez besoin que votre logiciel réponde parfaitement à ces nouvelles contraintes.